Eingangsbestätigung für E-Mails versenden

Antrag

Die Bezirksverordnetenversammlung Treptow-Köpenick von Berlin möge beschließen:

Das Bezirksamt wird ersucht, öffentlich angegebene E-Mailadressen (etwa auf Webseiten, Broschüren, Flyern) und solche mit hohem Eingangsaufkommen mit einer automatischen Eingangsbestätigung auszustatten. Dabei könnte die voraussichtliche Antwort- oder Bearbeitungszeit genannt werden.

Begründung:

Das Bezirksamt soll Eingangsbestätigungen für erhaltene E-Mails von Bürgerinnen und Bürgern versenden, um die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Kommunikation zu erhöhen sowie die Effizienz zu steigern. Eine solche Bestätigung signalisiert der Absenderin oder dem Absender, dass die Nachricht erfolgreich eingegangen ist und bearbeitet wird, was das Vertrauen in die Verwaltungsprozesse stärkt. Zudem kann dies die Anzahl an Nachfragen und Unsicherheiten seitens der Bürgerinnen und Bürger reduzieren, da sie die Gewissheit erhalten, dass ihre Anliegen registriert wurden, insbesondere wenn lange Bearbeitungszeiten absehbar sind. Für das Bezirksamt bedeutet das eine Effizienzsteigerung, weil Doppelanfragen oder Nachfragen vermieden werden. Besonders bei termingebundenen oder rechtsverbindlichen Angelegenheiten bietet eine Eingangsbestätigung für Bürgerinnen und Bürger aber auch für das Bezirksamt eine Dokumentation des Kommunikationsverlaufs, die Missverständnisse oder rechtliche Auseinandersetzungen vermeiden hilft. Neben einer besseren Zufriedenheit der Bürgerinnen und Bürger mit dem Bezirksamt kommt es zu einer Entlastung der ohnehin arbeitsbelasteten Mitarbeitenden.

Drucksache: IX/0945

Ansprechpartner: Philipp Wohlfeil