Personal- und Organisationsstruktur der Verwaltung des Jugendamtes

Schriftliche Anfrage

Drucksache Nr. IX/0723 vom 21.03.2024 der Bezirksverordneten Karin Kant – Die Linke

Ich frage das Bezirksamt:

„Jugendämter planen, gestalten und steuern die Strukturen und Angebote der Kinder- und Jugendhilfe in den Kommunen, sie erbringen vielfältige Leistungen und sichern den Kinderschutz. Sie sorgen dafür, dass alle jungen Menschen und ihre Eltern zu ihren Rechten und den damit verbundenen Angeboten und Diensten kommen.“

1. Wie schätzen Sie die Arbeits- und Leistungsfähigkeit der Organisation des Jugendamtes Treptow-Köpenick aktuell ein?

2. Welche Arbeits- bzw. Fachbereiche arbeiten aus Ihrer Sicht an der Belastungsgrenze (bitte listen Sie die entsprechenden Bereiche auf und benennen Sie die jeweiligen Gründe)?

3. In welchen Arbeits- bzw. Fachbereichen sehen Sie konkret Bedarf an zusätzlichen Stellen, um hohe Arbeitsbelastungen zu mindern (bitte listen Sie die konkreten Mehrbedarfe für die entsprechenden Arbeitsbereiche des Jugendamtes mit den konkret notwendigen VzÄ für diese auf und benennen Sie die jeweilige Funktion)?

4. Bis wann sollen die ggf. einzurichtenden zusätzlichen VzÄ realisiert sein?

5. An welchen Stellen sehen Sie Anpassungs- und/oder Veränderungsbedarfe in der Organisations- und Führungsstruktur und, falls es Bedarfe gibt, wie wollen Sie diesen begegnen?

6. Wie ist das zahlenmäßige Verhältnis von Führungskraft zu Mitarbeitenden in den einzelnen Fach- bzw. Arbeitsbereichen des Jugendamtes (bitte schlüsseln Sie dieses für die jeweiligen Bereiche auf)?

7. Welches Verhältnis schätzen Sie hier grundsätzlich als zeitgemäß sein?

8. Wie erklären Sie die im Vergleich zu anderen Bezirken unterschiedliche Struktur in den Regionalen Sozialpädagogischen Diensten?

9. Ist die Aufgabenfülle der Regional- und Fachdienstleitung(en) aus ihrer Sicht realistisch zu bewältigen?
a. Falls ja, wie entsteht aus Ihrer Sicht außerhalb des Jugendamtes der Eindruck der starken Überlastung der Regional- und Fachdienstleitung(en)?
b. Falls nein, welche konkreten Maßnahmen sind hier bis wann geplant?

10. Die Stellen für das Controlling, die Revision und das HzE-Controlling waren lange nicht besetzt.                                            a. Wie wurde die ordnungsgemäße Arbeit gesichert?
b. Wer übernahm die Aufgaben?
c. Wurde die Übernahme der Aufgaben gratifiziert und, falls nicht, warum nicht?

11. Was wurde und wird seitens des Jugendamtes konkret unternommen, um vakante Stellen zeitnah zu besetzen?

12. Welche Maßnahmen haben Sie für die Mitarbeiterbindung in den letzten Jahren ergriffen?
a. Welche Leistungsanreize haben sie realisiert?
b. Gibt es ein Prämiensystem gemäß Tarif und, falls ja, wie ist dieses ausgestaltet?

13. Wie oft finden Mitarbeitergespräche in den einzelnen Fach- bzw. Arbeitsbereichen statt, ist die Durchführung regelhaft gesichert und sind hier transparente Leistungsbeurteilungen Inhalt der Gespräche?

14. Gibt es im Jugendamt aktuell ein gültiges Personalentwicklungskonzept?

15. Werden den Mitarbeitenden, die sich in den Arbeitsinhalten verändern wollen, andere Einsatzmöglichkeiten im Jugendamt angeboten?
a. Wenn ja, werden ihnen Qualifikationsangebote unterbreitet, um einem anderen Einsatzbereich im Jugendamt gerecht werden zu können?
b. Wenn nein, warum nicht?

16. Wie erklären Sie sich den Weggang von Mitarbeitenden aus dem Jugendamt Treptow-Köpenick in Jugendämter anderer Bezirke, außerhalb vom Wunsch der Wohnortnähe?

17. Warum werden vergleichbare bzw. von den Arbeitsinhalten gleiche Stellen in anderen Bezirken besser bewertet und eingestuft als in Treptow-Köpenick und was unternehmen Sie, um hier Gleichwertigkeit zu erreichen?

18. Welche strukturellen Organisationsveränderungen wurden in den Jahren seit der Einführung der Sozialraumorientierung im Jugendamt vorgenommen?

19. Wie viele Organisationsuntersuchungen wurden seit 2006 durchgeführt?

20. Planen Sie Organisations- oder Strukturveränderungen in den kommenden zwei Jahren und, falls ja, welche konkreten Veränderungen bzw. Anpassungen planen sie?

Hierzu antwortet das Bezirksamt Treptow-Köpenick:

Zu 1.
Das Jugendamt ist für die vorgesehene Aufgabenerfüllung grundsätzlich arbeits- und leistungsfähig.
Aufgrund unbesetzter Stellen, die zum einen aus dem Fachkräftemangel, zum anderen aus den Ausfällen durch Krankheit, Mutterschutz oder Elternzeit resultieren, kann die Leistungsfähigkeit temporär eingeschränkt sein, da diese Stellen nicht immer zeitnah und angemessen kompensiert werden können.

Zu 2.
Unter Bezugnahme der Antwort zu 1. arbeitet der Regionalen Sozialen Dienst (RSD) noch bis 30. April 2024 im Notprogramm. Hier gelingt es zurzeit - trotz Dauerausschreibung und häufiger Bewerbungsverfahren - nicht, alle Stellen zu besetzen.
Der Teilhabefachdienst hat aktuell zwei vakante Stellen im Bereich Leistungskoordination und eine vakante Stelle im Bereich Teilhabeplanung. Die Stellen in der Leistungskoordination konnten in mehreren Auswahlverfahren nicht nachbesetzt werden, die Teilhabeplanungsstelle befindet sich im Ausschreibungsverfahren.
Im Bereich Kitagutschein/EföB (ergänzende Förderung und Betreuung an Grundschulen) besteht durch hohe Krankheitsausfälle eine angespannte Situation.

Zu 3.
Erforderlich sind stellvertretende Regionalleitungen in allen Regionen des Jugendamtes im Regionalen Sozialen Dienst. In jeder Organisationseinheit des RSD und im Kinderschutzteam muss je eine Stelle Geschäftsstelle/ Verwaltung besetzt werden. Im RSD sind mehr Stellen erforderlich.
Im Fachdienst Jugendhilfe: Die Stellen Gruppenleitung Pflegekinder Dienst/ Unbegleitete minderjährige Ausländer (UMA) sowie die Fachkoordination Flexibudget müssen besetzt werden.
Im Bereich UMA und Jugendberufshilfe wird jeweils eine zusätzliche Stelle benötigt.
Im Bereich Interner Service müssen zwei Stellen im Bereich Personal und eine Stelle Beschaffung besetzt werden.
In der Jugendhilfeplanung muss eine Stelle besetzt werden.
Im Bereich Wirtschaftliche Jugendhilfe müssten die durch Teilzeit nicht zur Verfügung stehenden Stellen nachbesetzt werden.
Für die Einführung der E-Akte wäre zusätzliche Stelle erforderlich. Die Stelle Referentin der Jugendamtsleitung sollte besetzt werden.
Die Stelle Revision sollte nachbesetzt werden.
Die Stellen für neue Aufgaben des Jugendamtes Verfahrenslotse/in, Beratung im Bereich Vormundschaft sollten besetzt werden.

Zu 4.
Ein Großteil der oben aufgezählten Stellen ist im Stellenplan des Jugendamtes vorhanden. Ein Teil der Stellen muss noch abschließend bewertet werden. Wann die Stellen besetzt werden können, ist abhängig von der Bewertung und der Haushaltssituation.

Zu 5.
Im Fachdienst Jugendhilfe ist die oben genannte Gruppenleitung erforderlich. Im RSD stellvertretende Regionalleitungen und Verwaltungsstellen. Darüber hinaus gehende Veränderungen sind nicht erforderlich.

Zu 6. Siehe hier

Zu 7.
Eine Leitungsspanne von 1:10 wird angestrebt, ist jedoch aufgrund der differenzierten Aufgabenzuschnitte nicht in allen Bereichen sinnvoll und möglich.

Zu 8.
Im Jugendamt Treptow-Köpenick wird die Sozialraumorientierung konsequent umgesetzt und als sinnvoll betrachtet. Unterschiede in den Strukturen in den einzelnen Bezirken hängen u.a. mit der Größe der jeweiligen Bezirke und der RSDs zusammen.

Zu 9.
Siehe Antwort zu 1.
Ergänzend: Die Arbeits- und Leistungsfähigkeit sowie die Zufriedenheit mit der eigenen Arbeits- und Aufgabenerfüllung ist mit den in der Antwort zu 3. geschilderten Maßnahmen effektiver und effizienter zu bewältigen. Die Frage 9a kann durch das Jugendamt nicht beantwortet werden.

Zu 10.
Teile der Aufgaben des Controllings wurden durch den Sachbearbeiter Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) vertreten. Diese Zusatzleistung wurde durch eine Leistungszulage anerkannt. Die Aufgaben des Fachcontrolling Hilfe zur Erziehung (HzE) wurden teilweise durch die Fachdienstleitung mit Unterstützung der Regionalkoordinator/innen HzE vertreten. Eine vollumfängliche Vertretung war nicht möglich, daher konnten die Aufgaben nicht im erforderlichen Umfang wahrgenommen werden. Die Revisionsstelle wird nicht vertreten.

Zu 11.
Stellen werden zeitnah ausgeschrieben, sobald das Ausscheiden bekannt wird. Dies kann sofort unter Beachtung der Beteiligungsfristen erfolgen, wenn die Stellen bewertet sind. Wenn dies nicht der Fall ist, werden BAKs (Beschreibungen des Arbeitskreises) erstellt und bei der SE PFin eingereicht.
Das Jugendamt bildet dual Studierende aus und stellt Praktikumsplätze zur Verfügung. Regelmäßig werden Auszubildende und Trainees im Jugendamt eingesetzt, um diese als Mitarbeitende zu gewinnen. Das Jugendamt beteiligt sich regelmäßig am Berlin-Tag und kooperiert mit den Hochschulen, um neue Fachkräfte zu gewinnen.

Zu 12.
Das Jugendamt nutzt das bezirkliche Konzept zur Gewährung von Leistungszulagen und -prämien. Hier werden regelmäßig Zulagen und Prämien für besondere Leistungen als Einzel- oder Gruppenprämien gewährt. Außerdem werden vorzeitige Stufenaufstiege bei entsprechenden Leistungen ermöglicht.

Zu 13.
Es werden regelmäßig Jahresgespräche und anlassbezogene Personalgespräche durch die Führungskräfte angeboten. Wenn dienstliche Beurteilungen durch die Mitarbeitenden angefordert werden bzw. turnusgemäß erstellt werden, werden diese transparent mit den Mitarbeitenden erörtert und nach erfolgter Beteiligung der Beschäftigtenvertretungen eröffnet.

Zu 14.
Das bezirkliche Personalentwicklungskonzept wird auch im Jugendamt umgesetzt.

Zu 15.
Mitarbeitenden im Jugendamt, die sich verändern wollen, werden die im Jugendamt bestehenden Möglichkeiten angeboten und werden auch bei Umsetzungswünschen auf andere Stellen unterstützt. Mitarbeitende wechseln häufig in andere Bereiche des Jugendamtes. So wurden z. B. alle vier Stellen der Regionalleitungen mit Mitarbeitenden aus dem Jugendamt besetzt, die sich weiterentwickeln wollen. Mitarbeitenden wird ermöglicht, berufsbegleitend Verwaltungslehrgänge II oder berufsbegleitende Ausbildungen oder Studien zu absolvieren.

Zu 16.
Der Hauptgrund für Wechsel in andere Jugendämter, der uns bekannt ist, ist die Wohnortnähe. Wechsel finden auch wegen konkreter Aufgaben statt. Wechsel erfolgen auch zu freien Trägern oder in die Senatsverwaltungen oder zum Bund. Letztere Stellen werden oft besser vergütet.

Zu 17.
Das Jugendamt reicht Beschreibungen des Aufgabenkreises ein und nutzt auch Bewertungen in anderen Bezirken in der Argumentation. Für neue Aufgaben werden von den Jugendämtern gemeinsam BAKs erarbeitet und zentral bewertet. Die einzelnen Bewertungsentscheidungen werden durch die SE PFin getroffen.

Zu 18.
Es erfolgten Übertragungen von Jugendfreizeiteinrichtungen an freie Träger. Der Teilhabefachdienst Jugend wurde mit neuen Stellen als eigene Organisationseinheit eingerichtet. Der Krisendienst wurde mit der Einrichtung des Kinderschutzteams neu strukturiert. Das Familienservicebüro wurde als neue Organisationseinheit eingerichtet.

Zu 19.
Es erfolgte eine externe Organisationsberatung in 2023. Die Strukturen des Jugendamtes werden z. B. in jährlichen Leitungsklausuren regelhaft intern evaluiert und optimiert.

Zu 20.
Siehe Antwort zu Frage 5.