Hortverträge in mehrfacher Ausführung verschickt?

Schriftliche Anfrag

Drucksache Nr. IX/1030 vom 15.07.2025 des Bezirksverordneten Philipp Wohlfeil – Die Linke.

Ich frage das Bezirksamt:

1. Inwiefern ist es zutreffend, dass das Bezirksamt Hortverträge in mehrfacher Ausführung an Familien verschickt hat?

2. In wie vielen Fällen wurden Hortverträge mehrfach verschickt?

3. Was sind die Gründe für die Mehrfachsendung von Hortverträgen, und welche Abhilfe hat das Bezirksamt ergriffen, um dieses fehlerhafte Verhalten zu unterbinden?

Hierzu antwortet das Bezirksamt Treptow-Köpenick:

Zu 1.
Die Verträge für eine ergänzende Förderung und Betreuung an Schulen (eFöB) werden immer in doppelter Ausfertigung an die Familien gesendet. Mit der Umstellung des Fachverfahrens ISBJ-KiTa in die Version KiTa 2.0 zum 23.06.2025 sind leider viele Fehler aufgetreten. U.a. funktionierte die automatische Versendung der Dokumente (OMK) über das ITDZ gar nicht bzw. sehr zeitversetzt. Eltern, die sich diesbezüglich bei uns meldeten, wurden die Verträge für eFöB dann nochmals per E-Mail bzw. Post zugesendet. Einige Eltern informierten uns danach, dass inzwischen die Verträge auch per Post angekommen seien.

Zu 2.
Alle Familien erhalten die Verträge für eFöB in doppelter Ausfertigung. Wie viele Verträge aufgrund der Versionsumstellung KiTa 2.0 dann mehrfach versendet wurden ist nicht bekannt, da es dafür keine statistische Erhebung gibt.

Zu 3.
Die doppelte Ausfertigung ist erforderlich, da ein unterschriebenes Exemplar bei den Eltern verbleibt und das andere unterschriebene Exemplar in der Verwaltungsakte aufbewahrt wird.
Der Grund der Mehrfachsendung von Verträgen wird bereits in Frage 1 beantwortet. Hier besteht kein bezirkliches Fehlverhalten, sondern ein berlinweiter Fehler aufgrund der Versionsumstellung auf KiTa 2.0. An dem Fehler wurde seitens der Firma Nortal und des ITDZ gearbeitet und dieser ist inzwischen behoben.