Imagekampagne Arbeitgeber Bezirksamt

Schriftliche Anfrage VIII/1397

1. Wie hoch sind die Kosten für den Imagefilm?
2. Wie hoch sind die Kosten für die Betreuung des zusätzlichen Social-Media-Kanals und wie viele VZÄ werden gegebenenfalls intern dafür eingesetzt bzw. warum wird eine externe Firma dafür beschäftigt?
3. Welche Maßnahmen hat das Bezirksamt in den letzten 24 Monaten umgesetzt, um die Qualität und Attraktivität der Arbeitsplätze tatsächlich wirksam zu erhöhen?
4. Welchen Zeitplan verfolgt das Bezirksamt, um allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, bei denen nicht zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen, die Möglichkeit für Homeoffice oder mobiles Arbeiten anzubieten?
   a. Wie vielen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen im Homeoffice wurden eigene stationäre Computer bzw. Laptops zur Verfügung gestellt?
   b. Welchen Zeitplan verfolgt das Bezirksamt, um ausreichend Laptops zur Verfügung zu stellen, damit mehr Dienstkräfte zeitgleich im Homeoffice arbeiten können und sich kein Gerät teilen müssen?
5. Wie vielen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, bei denen nicht zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen, steht die Möglichkeit für Gleitzeit zur Verfügung (Bitte in totalen Zahlen und Prozentangaben mitteilen)?
6. Wie lange dauerte ein Einstellungsverfahren in den letzten zwei Jahren durchschnittlich von der Ausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung?
   a. Welche Maßnahmen zur Beschleunigung der Einstellungsverfahren hat das Bezirksamt in den letzten zwei Jahren umgesetzt?
   b. Welche Maßnahmen hat das Bezirksamt in den letzten zwei Jahren umgesetzt, um Quereinstiege zu vereinfachen, etwa fehlende (aber zwingend erforderliche) Qualifizierungen auszugleichen oder nachzuholen, gleichwertige Qualifikationen anzuerkennen, Mindestanforderungen herabzusetzen und ähnliches?
7. Wie vielen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen steht derzeit ein Diensthandy zur Verfügung und welchen Zeitplan verfolgt das Bezirksamt, alle Dienstkräfte, die nicht ausschließlich in Büros tätig sind, mit Diensthandys auszustatten?
8. Wie vielen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen stehen im Bezirksamt wie viele Teeküchen, Pausen-, Aufenthalts- und Gemeinschaftsräume zur Verfügung (bitte Anzahl Dienstkräfte pro Einrichtung angeben)?
9. Wie ist der Zeitplan des Bezirksamtes, allen Beschäftigten freien WLAN-Zugang zur Verfügung zu stellen?
10. Welche Strategie verfolgt das Bezirksamt bei der Einrichtung von Sperrungen für Internetseiten, die von Dienstrechnern abgerufen werden können?
    a. Ist das Bezirksamt der Auffassung, dass Beschäftigte auf diese Art kontrolliert werden müssen, damit sie ihre Arbeit angemessen verrichten?
    b. Wird das Bezirksamt den Umfang der Sperrliste reduzieren und etwa Social-Media- und Nachrichtenseiten zulassen und, wenn nein, warum nicht?
11. Wie viele Dienstkräfte müssen sich derzeit durchschnittlich ein Büro teilen (bitte pro Verwaltungseinheit aufschlüsseln)?
12. Wie regelmäßig finden Treffen zwischen Beschäftigungsvertretung und Ämterführung statt, welche Forderungen der Beschäftigtenvertretung wurden dabei in den letzten zwei Jahren erhoben und welche wurden durch das Bezirksamt umgesetzt?
13. Wie regelmäßig finden Treffen zwischen Beschäftigungsvertretung und Ämterführung statt, welche Forderungen der Beschäftigtenvertretung wurden dabei in den letzten zwei Jahren erhoben und welche wurden durch das Bezirksamt umgesetzt?
14. Welche Form der Anerkennung lässt das Bezirksamt den Beschäftigten in stark überlasteten Verwaltungseinheiten und solchen Beschäftigten, die außergewöhnlich viel geleistet haben, zukommen?
15. Steht allen Beschäftigten die Möglichkeit offen, das Firmenticket der BVG zu nutzen und wie lange dauert es durchschnittlich von der Antragstellung bis zur Genehmigung?
16. Welche Maßnahmen hat das Bezirksamt getroffen, die Arbeitsabläufe zu straffen und effizienter zu gestalten, um die Arbeitsbelastungen zu verringern?

gestellt am 08.02.2021

von Philipp Wohlfeil

Das Bezirksamt antwortet am 10.03.2021

Wie hoch sind die Kosten für den Imagefilm?

Wie hoch sind die Kosten für die Betreuung des zusätzlichen Social-Media-Kanals und wie viele VZÄ werden gegebenenfalls intern dafür eingesetzt bzw. warum wird eine externe Firma dafür beschäftigt?

Es gibt keinen zusätzlichen Social-Media-Kanal für den zusätzliches Personal oder sonstiger Mitteleinsatz aufgewendet wurde.

Welche Maßnahmen hat das Bezirksamt in den letzten 24 Monaten umgesetzt, um die Qualität und Attraktivität der Arbeitsplätze tatsächlich wirksam zu erhöhen?

- Flexible Arbeitszeiten,
- großzügige Homeoffice-Nutzungsmöglichkeiten,
- großzügige Möglichkeiten der Fortbildung,
- Möglichkeit des Sonderurlaubs für Mitarbeitende mit Kindern, die pandemiebedingt nicht
in die Einrichtungen gehen konnten,
- Betriebliche Sozialberatung,
- Angebote für Aktiven Pausen,
- Anschaffung mobiler Massagegeräte über das Betriebliche Gesundheitsmanagement,
- Unterstützung und Förderung einer Lauf- und einer Nordic Walking Gruppe im Rahmen des
Gesundheitsmanagements, Verbesserung der Arbeitsplatzausstattungen (größere bzw. mehrere Bildschirme,
elektrisch höhenverstellbare/ergonomische Steh-Sitz-Schreibtische, gesonderte
Ausstattungswünsche),
- Beschaffung von Ventilatoren,
- Einrichtung Teeküchen mit Wasserspendern
- Kücheneinbau in den Bürgerämtern,
- Verbesserung der Ausstattung mit Akku-Geräten im Straßen- und Grünflächenamt (leichter,
leiser, Verringerung der Abgasbelastung),
- Anschaffung von E-Bikes und Fahrrädern unter Berücksichtigung der individuellen Wünsche
der MA für die Wahrnehmung der Außendienstaufgaben (FB Tief) und der Ortstermine
(Bauleitende im FB Grün und Tief),
- wechselnde Kunstausstellungen im Amt,
- Regelmäßige Pressemitteilungen / Ausweitung der Öffentlichkeitsarbeit,
- aktives Recruiting,
- personalisierte Willkommensmappe für neue Mitarbeitende,
- Durchführung von Teamtagen.

Welchen Zeitplan verfolgt das Bezirksamt, um allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, bei denen nicht zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen, die Möglichkeit für Homeoffice oder mobiles Arbeiten anzubieten?

Einen konkreten Zeitplan gibt es nicht. Eine solche Planung ist von den verfügbaren Haushaltsmitteln im Einzelplan 25 (SenInnDS) abhängig.

Wie vielen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen im Homeoffice wurden eigene stationäre Computer bzw. Laptops zur Verfügung gestellt?

Insgesamt wird für 1089 Dienstkräfte ein mobiler Arbeitsplatz bereitgestellt. Davon können 230 mobile Arbeitsplätze exklusiv genutzt werden und 859 mobile Arbeitsplätze werden im NotebookSharing genutzt.

Welchen Zeitplan verfolgt das Bezirksamt, um ausreichend Laptops zur Verfügung zu stellen, damit mehr Dienstkräfte zeitgleich im Homeoffice arbeiten können und sich kein Gerät teilen müssen?

Eine solche Planung ist von den verfügbaren Haushaltsmitteln im Einzelplan 25 (SenInnDS) abhängig. Die IKT-Staatssekretärin sieht dafür einen Zeitraum von mindestens 5 Jahren als notwendig an.
Die IKT Steuerung des Landes Berlin hat erklärt, dass alle Arbeitsplätze im Land mit Laptops ausgestattet werden sollen. Darüber hinaus sollen auch für die Nutzung zu Hause Bildschirme beschafft werden. Allein mit dieser Aussage ist jedoch das Finanzierungsproblem nicht gelöst. IKT ist regulär nach 5 Jahren abgeschrieben und sollte ersetzt werden. In diesem Zeitraum ist zu erwarten, dass alle Arbeitsplätze ausgestattet sein sollten. Es gibt im Bezirk jedoch eine Reihe von Aufgaben, die sich nicht aus dem Homeoffice erledigen lassen.

Wie vielen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, bei denen nicht zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen, steht die Möglichkeit für Gleitzeit zur Verfügung (Bitte in totalen Zahlen und Prozentangaben mitteilen)?

Von insgesamt 1798 Beschäftigten haben 1628 die Möglichkeit zur Nutzung der Gleitzeit. Das entspricht 91%. Die Beschäftigten, die keine Gleitzeit haben, sind überwiegend im Schul- und Sportamt (73 von 185) und Ordnungsamt (59 von 106) beschäftigt.

Wie lange dauerte ein Einstellungsverfahren in den letzten zwei Jahren durchschnittlich von der Ausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung?

Nach der Beteiligung Beschäftigtenvertretung dauert es im Durchschnitt drei Monate bis die ausgewählte Person im Bezirksamt den Dienst aufnimmt. In einigen Fällen (aufgrund langer Kündigungsfristen, Absprachen mit abgebenden Verwaltungen) kann der Dienstbeginn auch noch
später sein.

Welche Maßnahmen zur Beschleunigung der Einstellungsverfahren hat das Bezirksamt in den letzten zwei Jahren umgesetzt?

- Personeller Ausbau des zentralen Bewerbungsmanagements,
- Umsetzung von rexx (digitales Bewerbermanagement) für alle Stellenausschreibungen.

Welche Maßnahmen hat das Bezirksamt in den letzten zwei Jahren umgesetzt, um Quereinstiege zu vereinfachen, etwa fehlende (aber zwingend erforderliche) Qualifizierungen auszugleichen oder nachzuholen, gleichwertige Qualifikationen anzuerkennen, Mindestanforderungen herabzusetzen und ähnliches?

Fortbildungen:
- 14.11.2018 Crashkurs GGO I und Aufbau der Berliner Verwaltung für neue MA
- 19.11.2018 Crashkurs GGO I und Aufbau der Berliner Verwaltung für neue MA
- Qualifizierungsprogramm für Führungs- und Führungsnachwuchskräfte "Kompetenz+", 3.
Staffel 2018-2021, wo u. a. auch Quereinsteiger/innen in Führungspositionen (max. 3 Jahre FK) zur Zielgruppe gehören
- online-Kurse, Lernvideo und Lehrbriefe der Verwaltungsakademie stehen für das Selbststudium zur Verfügung

Weitere Maßnahmen:
- Gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen in Bezug auf die ausgeschriebenen Stellen werden bereits in der Ausschreibung für das Auswahlverfahren zugelassen und bei Einstellung durch ein Gutachten festgestellt,
- Ausweitung der Bildungsabschlüsse in die Breite bei Tarifbeschäftigten, Herabsetzung der Mindestanforderungen bei Tarifbeschäftigten, soweit die Entgeltordnung sie nicht als personenbezogenes Eingruppierungsmerkmal voraussetzt,
- Beantragung von Weiterbildungsberechtigungen für Facharztausbildung in den Bereichen KJGD, SpD und Öffentliches Gesundheitswesen
- Ausbau des Angebotes an Praktikumsplätzen und Praktikumsvergütung auch für Pflichtpraktika.

Wie vielen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen steht derzeit ein Diensthandy zur Verfügung und welchen Zeitplan verfolgt das Bezirksamt, alle Dienstkräfte, die nicht ausschließlich in Büros tätig sind, mit Diensthandys auszustatten?

Derzeit werden 592 dienstliche Mobiltelefone genutzt. Einen Zeitplan für die flächendeckende Bereitstellung von Mobiltelefonen für alle Dienstkräfte, die nicht ausschließlich im Büro tätig sind gibt es nicht, bisher wird dafür auch keine Notwendigkeit gesehen.

Wie vielen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen stehen im Bezirksamt wie viele Teeküchen, Pausen-, Aufenthalts- und Gemeinschaftsräume zur Verfügung (bitte Anzahl Dienstkräfte pro Einrichtung angeben)?

Wie ist der Zeitplan des Bezirksamtes, allen Beschäftigten freien WLAN-Zugang zur Verfügung zu stellen?

Ein flächendeckender freier WLAN Zugang für alle Beschäftigten im BA-TK ist nicht geplant.

Welche Strategie verfolgt das Bezirksamt bei der Einrichtung von Sperrungen für Internetseiten, die von Dienstrechnern abgerufen werden können?

Der Schutz des gesamten Netzes des BA-TK und somit die Arbeitsfähigkeit von über 1400 Mitarbeiter im BA-TK steht an erster Stelle. Dafür wird ein Unified Threat Management (englisch für einheitliches Gefahren Management; kurz UTM) im BA-TK bereitgestellt und verwaltet.
Ein wesentlicher Bestandteil ist die Gefahrenabwehr am Eingang zum Netz des BA-TK. Dafür sind Regeln eingerichtet die gefährliche (häufig mit Schadcode verseuchte) Seiten sperren.

Die Web-Kategorien der Firewall des BA-TK sind wie folgt geregelt:

Die blockierten Kategorien [Kriminelle Aktivitäten] und [Spiele/Glücksspiele] sind Internetseiten welche sehr häufig Schadcode enthalten und werden generell gesperrt. [Webmail] wird auf Beschluss des ISMS-Teams des BA-TK gesperrt, um das versehentliche Einschleusen von gefährlichen Inhalten aus privaten Mail-Accounts zu verhindern. Für den dienstlichen Mailverkehr steht den Beschäftigten, auf Antrag, OWA (Outlook Web Access) über jeden Internetzugang zur Verfügung.
Falsch positive Ergebnisse werden über den Helpdesk der IT-Stelle kommuniziert und nach Prüfung geöffnet.
Ebenfalls ist jegliche Cloudnutzung unterbunden. Daten aus der Cloud werden nach Prüfung auf Schadcode durch die Mitarbeiter der IT-Stelle zeitnah den Beschäftigten bereitgestellt.
Diese Maßnahmen stehen im Einklang mit dem Vorgehen im Land Berlin. Die Filtereinstellungen am zentralen Internetzugang beim ITDZ können durch die IT-Stelle des BA-TK nicht beeinflusst werden.

. Ist das Bezirksamt der Auffassung, dass Beschäftigte auf diese Art kontrolliert werden müssen, damit sie ihre Arbeit angemessen verrichten?

Es findet keine Kontrolle statt.

Wird das Bezirksamt den Umfang der Sperrliste reduzieren und etwa Social-Media- und Nachrichtenseiten zulassen und, wenn nein, warum nicht?

Nein. Social-Media und Nachrichtenportale werden bei dienstlicher Notwendigkeit bereitgestellt.
Hier steht insbesondere die Sicherstellung der verfügbaren Bandbreiten (z.B. Videoportale – hohe Netzlast) im Vordergrund um eine zügige Arbeitsfähigkeit für alle Beschäftigten zu gewährleisten.

Wie viele Dienstkräfte müssen sich derzeit durchschnittlich ein Büro teilen (bitte pro Verwaltungseinheit aufschlüsseln)?

Wie regelmäßig finden Treffen zwischen Beschäftigungsvertretung und Ämterführung statt, welche Forderungen der Beschäftigtenvertretung wurden dabei in den letzten zwei Jahren erhoben und welche wurden durch das Bezirksamt umgesetzt?

Einmal monatlich trifft sich die Leitung der Dienststelle zum Monatsgespräch mit den Beschäftigtenvertretungen.
Die informellen Treffen mit den Amts/SE/OE-Leitungen finden in der Regel alle zwei Monate statt. Sie dienen dem Informationsaustausch im Rahmen der kollegialen Zusammenarbeit.
Forderungen werden nicht erhoben, dafür steht dem Personalrat das Instrument Initiativantrag zur Verfügung.

Wie regelmäßig finden Treffen zwischen Beschäftigungsvertretung und Ämterführung statt, welche Forderungen der Beschäftigtenvertretung wurden dabei in den letzten zwei Jahren erhoben und welche wurden durch das Bezirksamt umgesetzt?

Der Fachkräftemangel in den technischen Fachdisziplinen führt zwangsläufig zu Überlastungen, insbesondere im Fachbereich Hochbau der SE FM. Eine Entlastung ist nur durch die Einstellung entsprechend qualifizierter Fachkräfte möglich. Die Bewerbungslage steht dem entgegen. Ursache hierfür ist auch die Vergütung in den Bezirken gegenüber
den Landes- und Bundesbediensteten bei gleichen Tätigkeiten, ganz abgesehen von der Wirtschaft.

Amt für Soziales
Wir haben seit Januar 2020 die Überprüfung und Optimierung der Arbeitsvorgänge geplant, um unsere Mitarbeitenden zu entlasten und auch die Effektivität ihrer Arbeit zu erhöhen. Das Ziel ist es, die Arbeitsabläufe so zu gestalten, dass Arbeitsvorgänge neu organisiert und ggfs. verkürzt werden. Bedingt durch die Pandemie sind eine Reihe von anvisierten und auch konkret geplanten Geschäftsoptimierungsprozessen zurückgestellt worden. Darüber hinaus haben wir in einigen Arbeitsgruppen die Anzahl des Personals aufstocken können. Diese Entscheidung haben wir, auch in Anbetracht des bestehenden Risikos in unserem Personalbudget ins Defizit zu rutschen, getroffen. Darüber hinaus haben wir in einigen Arbeitsgruppen die Anzahl des Personals aufstocken können. Diese Entscheidung haben wir, auch in Anbetracht des bestehenden Risikos in unserem Personalbudget ins Defizit zu rutschen, getroffen.

Das Ordnungsamt setzt seit 2020 höhere Personalaufwüchse um - dies insbes. im AOD – um den Aufgaben im Öffentlichen Raum gerecht zu werden. Auch im Innendienst und im Veterinärund Lebensmittelaufsichtsamt wurden Neueinstellungen begonnen und in 2021 fortgeführt.
Dies führt aber auch zu Aufwendungen in Einarbeitung und Anpassung der Rahmenbedingungen.

Um chronisch überlastete Einheiten zu entlasten, kann eine Strukturveränderung in den betroffenen Bereichen vorgenommen werden. Außerdem können in den umfangreichen Aufgabengebieten zusätzliche Aufgaben eingerichtet werden, um die Belastung zu verringern.

Das Amt für Weiterbildung und Kultur hat in 2020 drei neue Stellen laut BA-Beschluss 288/19 erhalten. Nicht genutzte Stellenanteile aus Teilzeitbeschäftigungen werden für befristete Einstellungen genutzt.

Im Büro der BVV wurde eine zusätzliche 4. Stelle im Büro eingerichtet, die noch dieses Jahr besetzt werden soll.

Im Stadtentwicklungsamt wurden ca. 30 Stellenbesetzungsverfahren ab 2019 bis aktuell gestartet, um schnell für Nachbesetzungen zu sorgen. Dazu kommen ein aktives Nachwuchsrecruiting (Referendarsausbildung, Duales Studium, Azubis), sechs abgeschlossene Honorarverträge, um Mitarbeiter zu unterstützen und Wissenstransfermaßnahmen.

Welche Form der Anerkennung lässt das Bezirksamt den Beschäftigten in stark überlasteten Verwaltungseinheiten und solchen Beschäftigten, die außergewöhnlich viel geleistet haben, zukommen?

Anwendung des BA- Beschusses zur leistungsbezogenen Besoldung/Entlohnung (Zulagen und Prämien) und Verkürzung von Stufenlaufzeiten, sowie Coronaprämien.

Steht allen Beschäftigten die Möglichkeit offen, das Firmenticket der BVG zu nutzen und wie lange dauert es durchschnittlich von der Antragstellung bis zur Genehmigung?

Ja.
Anträge müssen bis zum 8. des Vormonats vollständig in der Serviceeinheit Personal und Finanzen vorliegen.

Welche Maßnahmen hat das Bezirksamt getroffen, die Arbeitsabläufe zu straffen und effizienter zu gestalten, um die Arbeitsbelastungen zu verringern?

• Homeoffice-Ausstattung,
• Cloudzugang,
• Videokonferenzen,
• Diensthandys,
• Regelmäßige Evaluation der Arbeitsaufgaben und Abläufe,
• Klausurtagung zu Aufgabenverteilung und Prozessoptimierung
• Fortbildungsangebote, z.B. „Nein“-Sagen, Digitalisierung
• Evaluierung von internen Prozessen,
• mobile Telearbeit zur Verbesserung der individuellen Arbeitsorganisation,
• Teilnahme an der bezirksübergreifenden Geschäftsprozessanalyse
• Einführung und personelle Ausstattung des Anliegenmanagementsystems (AMS) zur Entlastung der MA von nicht fachbezogenen Aufgaben und schnelleren und effektiveren Beantwortung von Bürgeranfragen
• Einrichtung von zusätzlichen Aufgabengebieten zur Erledigung von Verwaltungsaufgaben
  (Aufgabengebiet Gehwegüberfahren) und Kontrolltätigkeiten (Aufgabengebiet Baustellenkontrolleure)
• Verbesserung der Effizienz und Attraktivität der Aufgaben der Bezirksingenieure
• OE-Prozess Musikschule 2021,
• OE-Prozess VHS 2019/20,
• Im Zuge von Stellennach- und Neubesetzungen erfolgt mit der Erstellung der Aufgabenbeschreibungen die Neubetrachtung/Kritik der Arbeitsvorgänge und –abläufe, um die mit Stellenneubesetzungen einhergehenden Chancen zur Verbesserung von Prozessen zu nutzen,
• - Das Schul- und Sportamt hat ein Personal- und Organisationskonzept vorgelegt, um strukturell und personell in der Lage zu sein, alle Aufgaben qualitätsorientiert und zielgruppengerecht umzusetzen.

Schriftliche Anfrage - SchA VIII/1379