Eingangsbestätigung für E-Mails und Anträge/Verzögerungen bei eFöB-Anträgen (Hortanträge)

Schriftliche Anfrage

Drucksache Nr. IX/1082 vom 10.10.2025 der Bezirksverordneten Karin Kant – Die Linke.

Ich frage das Bezirksamt:

1. Welche konkreten Schritte hat das Bezirksamt bislang zur Umsetzung des BVV-Beschlusses 0574/34/25 (Drucksache IX/0945 "Eingangsbestätigung für E-Mails versenden") unternommen, welche Maßnahmen sind aktuell in Umsetzung, und bis wann ist mit einer vollständigen Umsetzung zu rechnen?

2. Wie ist der aktuelle Stand der Bearbeitung von Anträgen zur ergänzenden Förderung und Betreuung (eFöB, Hortanträge) für das laufende Schuljahr, insbesondere:

   a) Wie viele Anträge sind eingegangen?

   b) Wie viele abschließend bearbeitet?

   c) Wie viele noch nicht abschließend bearbeitet?

   d) Und bei wie vielen ist die Bearbeitung aufgrund fehlender Zuarbeit der Antragstellenden ausgesetzt?

3. Auf welchem Weg und in welcher Frist werden Antragstellende über den Eingang, den Bearbeitungsstand, fehlende Unterlagen oder Angaben und den Abschluss ihrer Anträge informiert?

4. Welche konkreten Maßnahmen ergreift das Bezirksamt derzeit, um die Bearbeitungsdauer der eFöB-Anträge zu verkürzen?

5. Wie wird sichergestellt, dass Familien keinen Betreuungsverlust erleiden, wenn Anträge nicht rechtzeitig bearbeitet werden, obwohl ein beruflicher Betreuungsbedarf besteht?

6. Welche strukturellen oder organisatorischen Schritte plant das Bezirksamt, um Eltern in Treptow-Köpenick künftig verlässlich und transparent beim Antrags- und Bearbeitungsprozess zu unterstützen?

Hierzu antwortet das Bezirksamt Treptow-Köpenick:

Zu 1.
Der Beschluss liegt in der Zuständigkeit des Büros des Bezirksbürgermeisters, ist jedoch aufgrund der dezentralen Fach- und Ressourcenverantwortung in allen Fachbereichen selbstständig umzusetzen. Einige Bereiche haben bereits eine automatisierte Antwort für die Funktionspostfächer eingerichtet. Alle Abteilungen, Ämter und Organisationseinheiten des Bezirksamtes sind noch einmal an die Umsetzung des Beschlusses und die entsprechende Mitteilung an das Büro des Bezirksbürgermeisters erinnert worden. Grundsätzlich kann jedoch mitgeteilt werden, dass eine automatisierte und standardisierte Antwort nicht für alle Funktionspostfächer sinnvoll ist, da in einigen Bereichen die Themen sehr vielfältig sind und auch nicht immer einer Bearbeitung bedürfen.

Zu 2. a) Hierzu ist keine Aussage möglich, da es im Fachverfahren ISBJ-KiTa dafür keine statistische Erhebung gibt.

Zu 2. b) Hierzu ist keine Aussage möglich, da es im Fachverfahren ISBJ-KiTa dafür keine statistische Erhebung gibt.

Zu 2. c) und d) Die händische Auszählung ergab:

Zu 3.
Die Antragstellenden erhalten zum Eingang eines Antrages auf eFöB per Post oder Fax und zum Bearbeitungsstand keine Rückmeldung, da das personell nicht leistbar ist. Lediglich erfolgt beim Eingang eines Antrages per E-Mail die Bestätigung, dass die E-Mail eingegangen ist. Nach Eingang des Antrages auf eFöB wird dieser innerhalb von 2 Tagen (täglicher Eingang teilweise bis zu 60 Anträgen) durch eine Mitarbeiterin ins Fachverfahren ISBJ-KiTa eingepflegt und dabei auf Vollständigkeit geprüft. Innerhalb der nächsten 2 – 3 Tage werden die Antragstellenden dann bzgl. der fehlenden Unterlagen oder Angaben mit einer Fristsetzung angeschrieben. Es kann dann auch noch zu einem Erinnerungsschreiben mit erneuter Fristsetzung kommen. Die weitere Bearbeitungszeit hängt somit vom Rücklauf ab. Nach Vorlage der vollständigen Anträge beträgt die Bearbeitungsdauer ca. 8 bis 10 Wochen.
Über den Abschluss der Bearbeitung gibt es keine gesonderten Informationen an die Antragstellenden. Sie erhalten den entsprechenden Bedarfsbescheid auf eFöB und bei den kommunalen Schulen den dazugehörigen Betreuungsvertrag.
 

Zu 4. und 6.
Erheblichen Einfluss auf die Bearbeitungsdauer haben die bestehenden personellen Engpässe (mehrere Dauerkranke über Monate bzw. Jahre) in der Arbeitsgruppe Kitagutschein/eFöB. Hierzu gibt es regelmäßig Abstimmungen zwischen dem Bezirksstadtrat für Jugend, der Jugendamtsleitung und der Leitung des Fachservice.
Erschwerend kam im Bereich die Systemumstellung des Fachverfahrens auf KiTa 2.0. Ende Juni 2025 hinzu. Seitdem werden durch den Fachbereich täglich Fehlermeldungen an das ISBJ-HelpDesk von Sen BJF gesendet, die leider bisher nur teilweise behoben wurden. Gravierende Fehler bestehen auch bei der Erstellung der Bedarfsbescheide auf eFöB und der Verträge. Die freien Träger müssen uns als Jugendamt z.B. um Unterstützung bei der Vertragsregistrierung bitten, da hier Probleme auftreten. Zudem bestehen immer wieder Performanceprobleme. Das Jugendamt ist hier im ständigen Austausch mit der Senatsverwaltung und drängt auf eine Behebung der technischen Probleme.
 

Zu 5.
Hier gab und gibt es mündliche und schriftliche Absprachen mit der regionalen Schulaufsicht Treptow-Köpenick, Bereich eFöB und den Schulen. Im Einzelfall wird das direkt mit der koordinierenden Fachkraft für eFöB der zuständigen Schule geklärt.